Dans le secteur agroalimentaire, assurer une traçabilité rigoureuse des lots n’est plus une option ; au contraire, c’est devenu une nécessité réglementaire mais aussi une garantie de qualité pour les consommateurs. En particulier, depuis l’entrée en vigueur de la loi EGalim, les attentes en matière de transparence et de contrôle se sont encore renforcées, poussant les acteurs du secteur à repenser leurs pratiques.
Cependant, dans de nombreuses entreprises, les données de traçabilité continuent d’être saisies manuellement, sur des supports hétérogènes tels que des fiches papier, des tableurs Excel ou encore des documents partagés de manière non structurée. De ce fait, cette organisation entraîne une perte de temps considérable lors des recherches de lots et, par conséquent, augmente le risque d’erreurs pouvant compromettre la conformité de l’entreprise.
Pourquoi les erreurs de saisie sont-elles si fréquentes ?
Plusieurs facteurs expliquent la fréquence des erreurs dans la saisie des données de traçabilité. Tout d’abord, les systèmes utilisés sont souvent multiples et non uniformisés, ce qui complique la consolidation des informations. Ensuite, la double saisie manuelle — d’abord sur papier, puis sur un support informatique — multiplie les risques d’erreurs humaines.
Par ailleurs, les fichiers sont souvent stockés localement, sans logique de partage structuré, ce qui rend l’accès aux données plus difficile pour les équipes. Enfin, un manque de formation aux outils numériques peut freiner l’adoption de bonnes pratiques et nuire à la rigueur des saisies.
Dans ce contexte, la traçabilité devient peu fiable et très chronophage, notamment lors des audits ou en cas de retrait produit. C’est pourquoi, pour vous aider à reprendre le contrôle sur vos données, nous vous proposons une série de bonnes pratiques simples à mettre en place.
6 solutions concrètes pour fiabiliser votre traçabilité
1. Standardiser les fiches de suivi de lots
Un modèle unique de fiche de suivi, avec des champs obligatoires clairement définis, permet de limiter les oublis et de structurer la saisie. Cela évite les variations d’un service à l’autre et facilite la compilation des données en cas de besoin.
2. Passer à un tableur collaboratif structuré
L’usage de tableurs partagés en ligne, avec des colonnes prédéfinies, des menus déroulants et des règles de validation, améliore la cohérence des saisies. En centralisant les informations, vous limitez les risques de doublons ou de fichiers non à jour.
3. Numériser les documents papier grâce au scan
Plutôt que de recopier manuellement les données issues des contrôles papier, optez pour une application de scan. Celle-ci permet de convertir rapidement les documents en texte modifiable. Ainsi, vous gagnez un temps précieux tout en réduisant considérablement les risques de transcription.
4. Utiliser des codes-barres ou QR codes
Automatiser la saisie des références de lots grâce au scan de codes-barres ou QR codes évite les erreurs manuelles répétitives. Ces outils peuvent être intégrés à des terminaux mobiles ou des bornes, utilisés directement sur les lignes de production.
5. Organiser un dossier numérique centralisé
Rassemblez tous les documents de traçabilité dans un espace numérique structuré, accessible à l’ensemble des équipes concernées. Des dossiers nommés de manière claire (par date, lot, type de contrôle…) facilitent la recherche et l’audit.
6. Former les équipes aux bonnes pratiques de saisie
Même les meilleurs outils ne remplacent pas la vigilance humaine. Des formations courtes et ciblées permettent de sensibiliser vos opérateurs aux bonnes pratiques et aux enjeux de la traçabilité, tout en assurant une prise en main optimale des outils.
Une solution verticale pensée pour la traçabilité dans l’agroalimentaire
Chez le Groupe Bellon, nous accompagnons les entreprises du secteur agroalimentaire dans la digitalisation de leur traçabilité. Grâce à notre solution verticalisée, vous pouvez :
- Suivre vos lots du début à la fin depuis une borne connectée ou un PDA
- Automatiser les saisies via le scan de documents ou de codes-barres
- Centraliser les données et faciliter leur export en cas d’audit
- Limiter les erreurs humaines grâce à une interface intuitive et contrôlée
Résultat : vous gagnez en fiabilité, en rapidité et en conformité réglementaire.
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